Als strukturiertes Verfahren gliedert sich eine Mediation in 5 bzw. 6 Phasen:
Phase 1: Vorphase (Vereinbarung zum Verfahren)
In dieser Phase wird das Verfahren der Mediation erläutert, Spielregeln werden vereinbart; Kosten und Vorgehensweise geklärt. Abschluss der
Vorphase bildet eine Mediationsvereinbarung, die von allen Parteien unterzeichnet wird.
Phase 2: Bestandesaufnahme
Die Parteien erhalten Gelegenheit, den Konflikt aus ihrer Sicht darzustellen; die Uneinigkeit kommt zur Sprache. Die Konfliktpunkte werden
zusammengetragen und die zu bearbeitenden Probleme aufgelistet.
Phase 3: Konfliktbearbeitung
Die Konfliktbearbeitung erlaubt die Herausarbeitung der Interessen der Parteien, das heisst, welche Wichtigkeit die einzelnen Konfliktpunkte für
jede Partei hat und für welche Interessen sie stehen. Ziel ist die gemeinsame Definition von Problemen bei unterschiedlicher Sichtweise. Abschluss dieser Phase bildet die
einvernehmliche Beschreibung der zu lösenden Probleme.
Phase 4: Lösungsoptionen
Die Parteien erarbeiten Lösungsansätze; in dieser Phase ist Kreativität angesagt. Die Lösungsoptionen werden aufgrund der Parteiinteressen
bewertet. Gemeinsamkeiten kommen zur Sprache. Abschluss dieser Phase bildet die Darstellung (gemeinsamer) Lösungsmöglichkeiten.
Die Phasen 2, 3 und 4 werden in der Praxis nicht so streng voneinander abgetrennt wie hier beschrieben. Oft springt man aus der Phase 4 in Phase 2 zurück, da neue Konfliktpunkte aufgetauchen können, die von vorne bearbeitet werden müssen. Auch können zu einzelnen Punkten sehr schnell einheitliche Lösungen gefunden werden, ohne Phase 3 zu durchlaufen.
Phase 5: Einigung und Implementierung
Die Parteien einigen sich auf eine Vereinbarung und deren Umsetzung. Abschluss dieser Phase bildet die allseitig unterzeichnete
Vereinbarung.
Nachbearbeitung
Je nach Notwendigkeit kann eine Nachbearbeitung sinnvoll sein, um die Parteien bei der Einführung zu unterstützen und Nachbesserungen
auszulösen.